Regulamin ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, a także zasad przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

 

§ 1

 

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Pracodawcy – rozumie się przez to Elmontaż Sp. z o.o. z siedzibą w Żywcu przy ul. Ks. Pr. Stanisława Słonki 54,

2.Komisji – rozumie się przez to Komisję wewnętrzną ds. Zgłoszeń Nieprawidłowości odpowiedzialną za prowadzenie postępowania wyjaśniającego w zakresie zgłoszenia,

3. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych,

4. Sygnaliście – rozumie się osobę fizyczną dokonującą zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy,

5. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa dokonane za pośrednictwem przeznaczonego do tego kanału komunikacji,

6. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w Zgłoszeniu jako osobę , która dopuściła się naruszenia prawa,

7. Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r.  o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928),

8. Postępowaniu wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem na podstawie niniejszego Regulaminu oraz  Ustawy,

9. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywania Zgłoszenia,

10. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to działania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji Sygnalisty poprzez wyrządzanie mu krzywdy lub spowodowanie szkody, a które zostały podjęte w związku z dokonanym Zgłoszeniem.

§ 2

 

1. Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa.

2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

3. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:

 1) korupcji;

 2) zamówień publicznych;

 3) usług, produktów i rynków finansowych;

 4) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

 6) bezpieczeństwa transportu;

 7) ochrona środowiska;

 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

 9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

 11) zdrowia publicznego;

 12) ochrony konsumentów;

 13) ochrony prywatności i danych osobowych;

 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

 15) interesów finansowych skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

2.  Postanowienia niniejszego regulaminu mają zastosowanie wyłącznie do osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszaniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w tym do:

 a) pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,

 b) osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

 c) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

 d) stażysty,

 e) praktykanta,

 f) wykonawcy (podwykonawcy, dostawcy) świadczącego usługi na rzecz Elmontaż Sp.  z o.o.

 g) innych osób fizycznych mających związek z Elmontaż Sp. z o.o. w kontekście związanym z pracą.

3. Przyjmowanie Zgłoszeń naruszeń prawa służy zwiększeniu wykrywania nieprawidłowości i podejmowaniu skutecznych działań dla ich bezzwłocznego eliminowania oraz ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej Elmontaż Sp. z o.o.

4. Wdrożony niniejszym regulaminem system przyjmowania Zgłoszeń umożliwia przekazywanie informacji o nieprawidłowościach za pośrednictwem łatwo dostępnego kanału w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia, a równocześnie zapewniający ochronę przed skierowanymi przeciwko Sygnaliście działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym Zgłoszeniem.

5.  Każda osoba ubiegająca się o pracę zobowiązana jest do zapoznania się z treścią niniejszego regulaminu wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr  1 do Regulaminu.

 

§ 3

 

1. Jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem Zgłoszeń jest Komisja ds. Zgłoszeń Nieprawidłowości firmy Elmontaż Sp. z o.o.  

2. Członkowie Komisji, co do których z treści Zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowani w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia nie mogą analizować takiego Zgłoszenia.

3. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń:

 a) za pośrednictwem adresu e-mail sygnalista@elmontaz.pl,

 b) na adres do korespondencji: Elmontaż Sp. z o.o. ul. Ks. Pr. St. Słonki 54, 34-300 Żywiec z dopiskiem ,,zgłoszenie”.

4. Składane Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia, oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

 a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,

 b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,

 c) wskazanie osoby/podmiotu, którego dotyczy Zdarzenie,

 d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej,

 e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,

 f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia,

 g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.  

5. Pracodawca nie będzie rozpatrywał Zgłoszeń anonimowych.

 

§ 4

 

1. Dostęp do kanału zgłaszania posiadają osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń, którymi są jedynie członkowie Komisji na podstawie odrębnego upoważnienia wydanego przez Zarząd Spółki.

2. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji, gdy Zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

3. Jeżeli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego następuje jego niezwłoczne wszczęcie.

4. Komisja może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy.

5. Komisja rozpoznaje Zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.

6. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego komisja podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia.

7. W przypadku Zgłoszenia zasadnego Komisja wydaje rekomendacje:

 a) Rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa.

 b) Rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym naruszeniom.

8. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia, Komisja przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której Zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji.

§ 5

 

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego zgodnie z treścią Ustawy.

2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszego Regulaminu i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową.

3. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest zastosowanie następujących środków, w szczególności:

 a) odmowę nawiązania stosunku pracy,

 b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,

 c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

 d) obniżenie wynagrodzenia za pracę,

 e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,

 f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,

 g) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko,

 h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

 i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,

 j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

 k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,

 l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze,

 m) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

 n) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,

  o) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.  

 

§ 6

 

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.

2. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy Zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu innym niż upoważnieni członkowie personelu właściwi do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych.

3. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań.

4. Sygnaliście przysługuje ochrona, o ile:

 a) Działał w dobrej wierze, czyli w oparciu o fakty i inne obiektywne motywacje (w przeciwieństwie do względów osobistych, np. poczucia niesprawiedliwości, chęci odwetu czy osobistych interesów),

 b) Posiadał uzasadnione przekonanie, że ujawniana informacja, a także każdy zawarty w niej zarzut, są prawdziwe,

 b) Nie dokonuje ujawnienia w celu osiągnięcia własnych korzyści.

§ 7

 

1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego. Wzór Rejestru Zgłoszeń określa Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Przewodniczący Komisji ds. Zgłoszeń Nieprawidłowości w Elmontaż Sp.  z o.o.   

3. W rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

a) numer sprawy;

b) przedmiot naruszenia;

c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

d) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

e) informację o podjętych działaniach następczych;

f) datę zakończenia sprawy.

4. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dokumenty i informacje zebrane w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia Zgłoszenia przechowywane są przez okres co najmniej 5 lat od dnia zakończenia postepowania wyjaśniającego.

 

§ 8

 

Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie, w szczególności, gdy zachodzi jedna z poniższych okoliczności:

a) W terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w niniejszym Regulaminie Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej,

b) Zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, ze naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,

c) Dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe,

d)  W przypadku dokonania Zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a  sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.

§ 9

 

Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego. Pracodawca po otrzymaniu Zgłoszenia, może w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe, osoby której dotyczy Zgłoszenie, nawet bez jej zgody.

 

§  10

1. W przypadku ustalenia w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę dokonujący Zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach kodeksu pracy.

2. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

3. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).

4. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

 

§ 11

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie maja przepisy kodeksu pracy, ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.  o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) oraz przepisy w zakresie ochrony danych osobowych.

 

Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty

1. Administratorem danych osobowych jest ELMONTAŻ Sp. z o.o. z siedzibą w 34-300 Żywcu przy ul. Księdza Prałata Stanisława Słonki 54, e-mail: biuro@elmontaz.pl, dalej: Administrator.

2. Administrator wyznaczył Pełnomocnika ds. Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe: adres e-mail: iod@elmontaz.pl, numer telefonu: +48 882 052 949.

3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

   1) art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych,

    2) art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.

4. Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom
(tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą.

5. Administrator Danych Osobowych zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku
z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator Danych Osobowych powierzył przetwarzanie tych danych. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj.  właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych.

6. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

8. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu w zakresie przetwarzania, przy czym przysługuje on jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora Danych Osobowych przetwarzanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

11. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu ani, na podstawie tych danych, nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.